個人情報に関する公表事項
1．適切な個人情報の取扱に関すること
当社は、お客様の個人情報を適切に管理し、お客様のご希望に沿って利用することが社会的責務であると考えています。当社は、全役職員が個人情報保護法その他関係法令およびガイドラインを遵守し、個人情報の適正な取扱いと安全管理への適切な措置を講じます。
1-1．個人情報の取得
当社は、ご契約の際に業務において必要な範囲に限り、適法かつ公正な手段で書面にて個人情報を取得します。
その際にはあらかじめ利用目的をご本人に明示し同意を得ます。また各種お問い合わせ、ご相談の内容を正確に記録するために通話の録音をさせていただく場合があります。
1-2．個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、お客様の同意を得た場合および法令により認められた場合を除き、次の目的のために利用します。
- 1:保険契約の審査、引受、保全管理、給付金のお支払い
- 2:関連会社・提携会社等を含めた商品・サービスの案内や提供
- 3:当社業務についての運営管理・情報提供、商品等の充実
- 4:その他、保険関連業務
1-3．センシティブ情報の取扱い
当社はセンシティブ情報を、適切な業務運営を確保する必要性においてのみ本人の同意に基づいて取得し、また利用します。
1-4．個人情報の第三者提供
当社は、取得した個人情報を、お客様の同意を得た場合、法令により認められた場合および保険業界が設置する保険制度の健全性のための取組み機関への参加する場合を除き、第三者に提供しません。
1-5．共同利用
当社はグループ企業との間で、グループの経営管理や各種リスク管理を実施すると共に、より付加価値の高い各種商品・サービスを開発・提供等するため、以下のとおり個人データの共同利用を行います。
■共同利用する個人データの項目
当社グループが保有する個人の氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、その他申込書等に記載された契約内容および保険金・給付金等のお支払状況その他の下記利用目的達成のために必要な個人に関する情報
■共同利用の範囲
当社グループ（プラス少額短期保険株式会社／オリーブ少額短期保険株式会社／株式会社E保険プランニング／株式会社ナローピーク／株式会社SSIパートナー）
■共同利用の利用目的
- (1) 経営管理、各種リスク管理およびこれらに付帯する業務ならびに法令等の遵守
- (2) 各種取引の開始・維持管理(各種保険契約のお引き受けやご継続・維持管理、保険金・給付金等のお支払いを含みます)
- (3) 当社グループの業務に関する情報提供・運営管理、商品・サービスの充実
- (4) 当社グループが提供する各種商品・サービスのご案内、提供
- (5) その他上記に関連・付随する業務
■個人データ管理責任者
スマイル少額短期保険株式会社:東京都新宿区新宿5丁目17番18号H&Iビルディング
代表取締役社長:飛田 浩志
1-6．個人情報の委託について
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結し、 外部委託先の適正な管理を行います。
1-7．情報の管理方法
お客様の情報を常に正確かつ最新のものに保つように、随時リストクリーニングを行うなど適切な措置を講じるよう努力いたします。また、お客様の情報に対する不正なアクセスを防止するために、充分な強度のファイアウォールシステムを導入するとともに、情報を伝達する際にはSSL等の暗号化を行います。さらに、個人情報保護に関するルールを策定し、運用いたします。
2．保有個人データの安全管理措置・周知事項
2-1．保有個人データの安全管理のために講じている措置
- (1) 基本方針の策定
当社では、個人データの適正な取扱確保のため、「プライバシーポリシー」を策定しております。
- (2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
当社では、「プライバシーポリシー」を受け規程・マニュアル等を整備しております。
- (3) 組織的安全管理措置
当社では個人情報保護に関する体制を定め、個人情報保護に関する責任者(個人情報保護管理者)を設置し、責任者の役割を定め責任を割り当てることにより、法や当社における規程、マニュアル等に違反している事、又は不正アクセス等の兆候を確認した場合には、個人情報保護管理者への速やかな報告・連絡体制を構築しております。また、個人データの取扱い状況について、定期的な自己点検・監査を実施しております。
- (4) 人的安全管理措置
「プライバシーポリシー」を受け作成されたマニュアル等にて、個人情報保護のルールを明確にし、当社従業員に対し遵守を求めております。また個人データの取扱いに関する留意事項について、当社従業員に対する定期的な研修を実施しております。
- (5) 物理的安全管理措置
関係者以外による個人データ閲覧防止のため、個人データを取扱う執務スペースにおいて入退者の管理を行っております。また、個人データを取扱う機器・電子媒体及び書類等の盗難、又は紛失等を防止するため、社内デスクトップPCをはじめ、各装置・情報・ソフトウェアの持出しを禁止、また個人データを含む書類等の持出しについては事前の許可を要するものとするとともに、ノートPCについてはハードディスク全体の暗号化または個人情報の保存を禁止する対策を講じております。
- (6) 技術的安全管理措置
アクセス制御を実施し、当社従業員の取扱う個人情報データベース等の範囲を限定し、従業員のウェブサイト・電子メールの利用状況の監視(モニタリング)、またPCから外部媒体へのデータ書き出しが不可能となる仕組みを導入しております。また、外部からの不正アクセスに対しては、情報システム部門にて外部からの不正アクセスを防止する仕組みを導入しております。
- (7) 外的環境の把握
当社は日本国内でのみ個人データを保管しており、日本における個人情報保護制度に基づいて安全管理措置を実施しております。
2-2．保有個人データの周知事項
当社は、保有個人データの取扱いにあたり、下記の事項を公表いたします。
- (1) 当社の名称・住所・代表者名
スマイル少額短期保険株式会社
東京都新宿区新宿5丁目17番18号H&Iビルディング
代表取締役社長 飛田 浩志
- (2) 個人データ管理責任者
代表取締役社長 飛田 浩志
- (3) すべての保有個人データの利用目的
当社業務における保有個人データ及びその利用目的は下表の通りです。下記の個人情報については、保有個人データとして、当社に対して利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のご請求をおこなうことができます。
| 個人情報の種類 |
利用目的 |
| 応募者情報 |
当社が必要とする人材の採用判断のため |
| 在職者情報 |
人事管理業務及び業務の連絡のため |
| 退職者情報 |
法で定める退職者の人事管理業務及び懇親等の必要に応じた連絡のため |
| 顧客情報 |
当社事業における商品のご案内・サービスの提供のため |
| 各種お問合せ情報 |
各種お問合せ対応のため |
3．個人情報の開示等の受付方法・窓口
当社は個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止のご請求、第三者提供記録の開示、及び個人情報に関する苦情・ご相談については、以下の方法にて受け付けます。
(1) 受付手続き
【お問い合わせ窓口】に電話、郵便でお申込ください。受付手続についての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げますが、ご本人様(または代理人)であることの確認をしたうえで、電磁的記録の提供、書面の交付、その他の方法により、回答します。また、お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出いただく場合があります。
(2) 手数料
開示及び利用目的の通知の求めに対し、郵送の方法により回答した場合は、1件につきその時点の実費相当分の郵便料金(郵送・簡易書留代)をご負担いただきます。 申込書類に実費相当分の郵便切手を同封ください。 なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。
- 【 お問い合わせ窓口 】
- 住所: 東京都新宿区新宿5丁目17番18号H&Iビルディング
- TEL: 03-4326-8401
- 受付時間: 平日 午前10時〜午後5時（土・日・祝・年末年始等の休業日を除く）
- 改定: 令和5年2月20日
